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Mensajería: 4 consejos de etiqueta que mantienen la profesionalidad

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La era de la tecnología social invadió cada aspecto de nuestras vidas, redefiniendo la comunicación en las empresas y las relaciones. Formas modernas de contactar gente, como el mensajearse, hace surgir nuevas preguntas de cuándo y cómo usar este tipo de tecnologías. Familiarizarse con las etiquetas para mensajes de profesionales te ayudará a hallar un espacio dentro de la cultura del mensajeo.

Conoce a quién escribes

Desde que el mensajearse se percibe como una forma más personal de comunicación, no todos los que te conozcan de manera profesional estarán felices de ver tu nombre a cada rato en su bandeja de entrada. Ten eso en mente, evita el mensajearte con gente con la que no has establecido una relación más personal que el promedio de empresas comerciales. Además si bien los mensajes de texto a veces van bien con los compañeros de trabajo, no son aceptables para que un empleado envíe mensajes a su empleador a menos que éste lo pida. La regla general es que la persona con mayor jerarquía en el trabajo decide mensajearte, tú no debes mensajearle sin su permiso o debes preguntarle claramente si puedes hacerlo.

Presta atención a la forma y a tu autoimagen

Si bien en las conversaciones frente a frente, tu atuendo y tono de voz afectan el modo que la gente piensa de ti, en los mensajes la única forma de expresar tu imagen personal es la manera en la que escribes. Con el fin de verte como un profesional, asegúrate de usar el lenguaje y puntuación correctos. Que tus mensajes sean formales y educados. Aunque el escribir “Atentamente” al final podría estar ligeramente en lo principal, recuerda incluir tu nombre completo por lo menos en el primer mensaje que envíes a una determinada persona. Sin mencionar que el usar vocabulario de chat, emoticones y acrónimos está fuera de discusión por lo menos hasta que tu intuición te permita disminuir el un poco el nivel de formalidad.

Mensajea el contenido correcto

Así como los correos electrónicos o las llamadas telefónicas, deberías mensajear a tus contactos de empresas solo para comunicación profesional. Breves notificaciones, confirmaciones o reportes son algunos tipos de mensajes aceptables. Una regla importante que se debe tener en mente es nunca usar los mensajes de texto para dar malas noticias o expresar decisiones importantes como el tipo de información que requiere la expresión de sensibilidad o respeto. Dichas actitudes de preferencia se deben comunicar de formas más personales como por teléfono o cara a cara. Llama a tu contacto cuando tengas que cancelar una reunión y háblale a tu jefe o cliente en persona si quieres renunciar a tu trabajo o dejar de colaborar en un negocio. Finalmente, la cortesía en los mensajes como felicitaciones, buenos deseos o agradecimientos son menos apropiadas que las llamadas por teléfono o correos electrónicos.

Muestra respeto

La comunicación del mundo de los negocios está llena de oportunidades para dar pasos en falso, así que haz tu mejor esfuerzo para no caer en ellos cuando puedas preparar tu siguiente paso. No hay nada más molesto e irrespetuoso que el no responder los mensajes o hacerlo muy tarde. Si alguien decide mensajearte, por lo general es porque necesitan una respuesta breve y urgente. Así que asegúrate de revisar tu teléfono varias veces al día y responder a tiempo todos los mensajes. Si no conoces el número del mensaje, pregúntale a tus compañeros o búscalo en la lista de contactos de la empresa antes de preguntarle directamente su identidad al remitente. En todo caso sé cortés y no des ninguna información importante antes de preguntar con quién hablas. Para mostrar respeto hacia el tiempo y privacidad de tus compañeros de trabajo, que tus mensajes sean breves, envíales mensajes solo cuando sea necesario y cuando no haya absolutamente ninguna otra forma de contactarlos a tiempo. No los interrumpas después de su horario de trabajo o durante sus reuniones cuando es imposible llamarles o enviarles un correo electrónico.

Para concluir, los mensajes en empresas deberían usarse moderadamente y solo mensajes breves e importantes. No envíes malas noticias por mensaje, presta atención a la forma de tus mensajes y muestra el debido respeto. Intenta mensajear como una última opción y opta por hablar por teléfono, enviar correo electrónico o hablar directamente si es posible.


Baudilio Sosa Mayonga

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